Outsourcing av ekonomi & redovisning, vad innebär det?

Extern ekonomifunktion

Vad innebär det att outsourca ekonomi och redovisning?

Att outsourca sin ekonomi innebär att man förflyttar hela eller delar av ekonomifunktionen till en extern professionell partner. Vidare brukar man även outsourca lönehanteringen i samband med att man outsourcar resten av sin ekonomifunktion. Fördelarna med outsourcing av redovisning är att företag får tillgång till ett team bestående av flera personer med spetskompetens och expertis men också access till effektiva processer samt automatiserade arbetsmoment om byrån är digital.

Aktiv verksamhet som vill få ökad kontroll

När ska jag outsourca redovisningen?

Oftast så behöver hobbyverksamheter eller enskilda firmor inte outsourca redovisningen till en byrå utan kan ta hjälp av en enskild redovisningskonsult. Idag finns det även moderna systemlösningar för den mindre företagaren att sköta sin redovisning själv. Är företaget en scaleup eller ett bolag som har en mer aktiv verksamhet så är outsourcing till byrå mer fördelaktigt. Här listar vi vanliga anledningar till outsourcing av ekonomi/redovisning.

1

Ökad kontroll på siffror

Outsourcing av företagets ekonomi/redovisning gör att man får tillgång till rapporter och analyser som i sin tur leder till bättre insyn i företagets affärshändelser och därmed ger företagen större kontroll. Detta är en viktig faktor för företag som vill växa och har högre ambitioner att förstå sina siffror. Självklart gör byrån också allt löpande samt de årliga boksluten och deklarationerna.

2

Tillväxtfas

Befinner sig företaget i en expansiv period där de växer kraftigt och kompetensen inte räcker till kan det också vara en bra anledning att outsourca så att företaget fortfarande får sitt ekonomiarbete utfört av experter samtidigt som de kan fokusera på att utveckla sin kärnverksamhet och det som genererar intäkter.

3

Resurser & kompetenser

Har företag ekonomipersonal som avslutar sina tjänster kan det vara lönsamt att outsourca till en redovisningsbyrå istället för att lägga både tid och pengar för rekrytering samt upplärning av ny personal. Genom outsourcing av företagets ekonomifunktion blir företag också mindre sårbara eftersom det oftast är ett team av flera personer som sköter företagets ekonomi och man är garanterad att arbetet blir utfört i tid.

4

Effektivisera & digitalisera

Funderar företag att implementera nytt affärssystem leder detta oftast till utökad arbetsbelastning på grund av olika processer som kräver ändring och tid. Då är det otroligt viktigt med en ekonomifunktion som har kapaciteten att hantera detta. Eftersom systembyte redan är ett krävande moment som tar upp stora resurser kan detta vara ett ypperligt tillfälle att outsourca sin ekonomifunktion till en extern part, som redan är bekant med att arbeta i de systemen som ska tillämpas.

Behov av stabilitet & kompetens

Passar outsourcing av redovisning alla?

Outsourcing passar de kunder som vill lägga stor fokus på att driva sin kärnverksamhet samtidigt som man vill upprätthålla en effektiv och smidig hantering av ekonomiarbetet utan att tumma på kvalitén. Genom outsourcing säkrar man upp för de kompetensbehoven som kan uppstå och ser till att man får rätt resurser för att lösa problemen. 

Outsourcing passar även kunder som föredrar flexibilitet där företag är garanterade tillgänglighet av rätt kunskap och resurser av den externa partnern utan att behöva oroa sig för att en specifik resurs försvinner alternativt inte finns. Detta kan exempelvis gälla vid en specialisering inom ekonomi som är en dyr kompetens att rekrytera, men med outsourcing är företagen säkrade den tillgången. Outsourcing är även en långsiktig och stabil lösning då företag är oberoende av individer som riskerar att bli sjukskrivna, byter jobb, tar ledigt med mera och därmed minskar sårbarheten hos företag.

Tid, kompetens & kvalité

Fördelarna med outsourcing av ekonomi- och redovisningsavdelningen

De främsta fördelarna med outsourcing av ekonomifunktionen är att företag då kan frigöra interna resurser och istället fokusera på kärnverksamheten och verka inom de områden där de har störst kompetens. Det innebär att genom att outsourca sin ekonomifunktion erhåller företagen leverantörens kunskapsmassa och därmed får förbättrad kvalité på tjänsten. Detta skapar konkurrensfördelar hos företag vilket bidrar till att de blir mer framgångsrika inom den bransch som de verkar i.

En annan fördel med att outsourca redovisningen till extern partner är att företagen kan då dra nytta av ny system samt andra digitala verktyg. De flesta leverantörer av redovisningstjänster jobbar på att ständigt hålla sig uppdaterade inom de senaste digitala systemen som finns samt utveckla automatiserade arbetsprocesser. 

En av de stora fördelarna med outsourcing av ekonomifunktionen är att företag betalar endast för tjänsten som utförs och därmed inte behöver ta hänsyn till övriga personalkostnader som annars hade uppstått om man haft en anställd inhouse.

Kostnadseffektivt i längden

Är det kostnadseffektivt att outsourca redovisningen?

För att kunna jämföra kostnaden av att ha en anställd inhouse kontra anlita en redovisningsbyrå som sköter ekonomiarbetet behöver man ha rätt bild av vad en anställd kostar samt vad man förväntar sig få levererad av redovisningsbyrån. Kostnader för lön, sociala avgifter samt pension skiljer sig inte nämnvärt mellan konsulter på en redovisningsbyrå gentemot anställda inhouse hos kunden. Däremot uppstår kostnader som personalvård, försäkringar, kostnader för utrustning och underhåll av dessa när man har anställda internt. Dessa behöver inte företag ta hänsyn till om man väljer att outsourca sin ekonomifunktion utan man betalar endast för tjänsten som utförs.

En annan viktig faktor att tänka på är att outsourcing ger mer för pengarna eftersom man får tillgång till flera specialister anpassat efter behov samt att resurser alltid finns plats oavsett sjukdom eller semestertider. Eftersom personalkostnaderna är den största kostnaden för företag, blir outsourcing i jämförelse en lösning som i de flesta fall är kostnadseffektiv. 

Andra kostnadseffektiviseringar som kan göras vid outsourcing av ekonomifunktionen är att slippa kostnader för rekrytering och upplärning av ny personal vilket är en dyr och tidskrävande process. Dessutom kan CFO och ekonomichefer med flera koncentrera sig på att hitta strategiska lösningar för företagets tillväxt istället för att ägna till åt operativt arbete.

Hej, Hanna heter jag. Hör av dig på 087924500 eller hanna@keeperab.se om du har några frågor. Vi hörs!

Syfte & behov

Vad du bör tänka på och undvika när du outsourcar din ekonomiavdelning och redovisning

Frågor att ställa er inför beslutet att outsourca ekonomi och redovisning

  • I vilket syfte gynnar det oss att ta extern hjälp?
  • Vilka behov har vi gällande kompetens och avlastning?
  • Har vi processer som behöver effektiviseras?

Först och främst bör företag ställa sig frågan varför man väljer att outsourca sin ekonomifunktion, är det på grund av kompetens- och resursbrist eller är det för att minska sårbarheten till följd av sjukskrivningar och bemanningsproblem. Att säkerställa företagets olika behov är fundamentalt för att kunna fatta rätt beslut och välja rätt outsourcingpartner för att övergången inte ska vara smärtsam eller långt över den planerade budgeten.

Ett ofta återkommande dilemma som uppstår när man outsourcar är kommunikationsproblem mellan kund och den externa partnern vilket kan leda till missförstånd och frustration. Det är därmed viktigt att ha en övergripande plan över hur implementeringsfasen ska gå till så att båda parter är införstådda om övergångsprocessen. Oftast tas det för givet av företag att efter påskrivet kontrakt med en redovisningsbyrå att de helt tar över implementeringsfasen vilket är en sanning med modifikation. Redovisningsbyrån ansvarar för själva implementeringsfasen och olika processer som avtalats men det ligger hos företaget att verkställa övergången internt så att personalen känner sig inkluderade och införstådda om vad som gäller framöver.

En stor anledning till att företag outsourcar sin ekonomi/redovisning är för att man vill kostnadseffektivisera, men det innebär att inte outsourcing bör vara en snabb lösning att sänka sina kostnader utan en långsiktig plan till förbättring och utveckling. Lägger man alltför stor fokus på besparingar kan detta leda till att den externa partnern som utför arbetet endast får utrymme till förvaltning av tjänsten. Detta kan leda till att går företag miste om potentialen att förbättra och effektivisera ekonomifunktionen så den blir mer lönsam som på sikt gynnar företaget.