Löpande bokföring – vad är det? Och varför är det viktigt?
Med löpande redovisning menas att varje affärstransaktion bokförs i kronologisk ordning, i den takt de uppstår. Kontanta in- och utbetalningar, d.v.s. transaktioner som rör kassan, måste enligt god redovisningssed bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.
Alla transaktioner och affärshändelser i ett företag ska redovisas genom att bokföras i ett affärssystem. Enligt god redovisningssed ska detta göras löpande, d.v.s. när händelsen eller transaktionen uppstår, samt i den ordning som affärshändelsen sker. Detta kallas för löpande redovisning, eller löpande bokföring.
Kravet på redovisning är dels av legala och skattemässiga skäl, men löpande bokföring är också nödvändigt för att du som företagare ska kunna följa upp och styra verksamheten. Genom att bokföra alla transaktioner löpande kan du, beroende på vilket affärssystem du tillämpar, få ut rapporter och analyser som beskriver hur ditt företag mår vid en given tidpunkt. Detta är nödvändigt för att kunna fatta väl avvägda beslut som rör verksamheten.
Processen för löpande bokföring
Det finns två olika metoder för löpande bokföring, dessa kallas kontantmetoden och faktureringsmetoden. Trots att kontantmetoden verkar något enklare är faktureringsmetoden den vanligaste bokföringsmetoden.
Hur gör man löpande bokföring?
Faktureringsmetoden
Enligt faktureringsmetoden sker bokföringen av leverantörs- och kundfakturor i två steg.
Steg 1: Kund- eller leverantörsfakturan bokförs som en intäkt eller kostnad när den utfärdas eller tas emot. I samma steg bokas också en kundfordran respektive en leverantörsskuld samt moms.
Steg 2: När fakturan ska betalas sker en bokning mot kassan och den kundfordran eller leverantörsskuld som tidigare bokats upp bokas bort.
Hur gör man löpande bokföring?
Kontantmetoden
Kontantmetoden, kallas även bokslutsmetoden, och innebär att kund- och leverantörsfakturor bokförs i samband med att de betalas. Det vill säga att intäkten eller kostnaden samt moms bokförs vid samma tillfälle, vilket är datumet de betalas.
Ett undantag är dock vid årsbokslutet, där måste obetalda kund- och leverantörsfakturor bokas upp så att kostnader och intäkter periodiseras korrekt, d.v.s. att kostnaden eller intäkten tas upp under rätt bokföringsår.
Vilken bokföringsmetod ska jag använda?
Kontantmetoden kan endast användas för företag med en nettoomsättning som understiger 3 miljoner kronor om året. Fördelen med kontantmetoden är att bokföringen sker i endast ett steg istället för två. En annan fördel är att du betalar in momsen först när du fått betalt av kunden.
Trots att kontantmetoden verkar något enklare är faktureringsmetoden den vanligaste bokföringsmetoden, även då företagets omsättning understiger 3 miljoner kronor. Anledningen är att man då får en tydlig överblick över företagets fordringar och skulder och du behöver inte byta metod om ditt företag skulle öka omsättningen.
Man kan när som helst övergå från kontantmetoden till faktureringsmetoden, men detta måste meddelas till Skatteverket. Det enklaste är att byta bokföringsmetod i samband med ett nytt räkenskapsår.
Fördelar med att jobba med bokföring löpande
För dig som företagare finns det många fördelar med att arbeta med löpande redovisning.
- Genom att bokföra affärshändelser i den takt de uppkommer minskar risken för fel i bokföringen.
- Genom att upptäcka fel i närtid undviker du eventuella kostnader som kan uppstå till följd av felberäkningar i skatter och andra avgifter.
- Det administrativa arbetet fördelas jämnt över redovisningsperioden.
- Du kan snabbt ta temperaturen på ditt företag genom att din bokföring är uppdaterad med de senaste affärshändelserna.
- Du får kontroll och översikt över ditt företags resultat och mående.
- Du har möjlighet att fatta välgrundade beslut baserat på korrekta siffror.
- Du kan ta ut rapporter och analyser som ligger till grund för affärsmässiga beslut och investeringar.
- Du kan göra analyser och jämförelser av resultatet över tid.
Göra det själv eller få hjälp med löpande bokföring?
Att driva företag är kul men det innebär också att ha koll på allt administrativt arbete. Ju större verksamhet, desto mer administration krävs.
Vill du lägga mer tid på företagande och mindre tid på administration utan att behöva anställa en massa extra personal är en redovisningsbyrå ett bra alternativ för dig. Du får tillgång till all den expertis som våra redovisningskonsulter och specialister besitter. Du behöver inte heller oroa dig för kompetensbortfall, att en anställd slutar, går på tjänstledighet eller blir sjuk.
Hos Keeper finns kompetensen tillgänglig varje dag året om. Ditt företag blir på så vis mindre sårbart och du bibehåller kontinuiteten i ditt redovisningsarbete.
Keeper tillhandahåller flera olika tjänster, du kan välja en helhetslösning, vilket innebär att Keeper blir din externa ekonomiavdelning, eller välja att använda Keeper för att förstärka delar i ditt ekonomiteam där du behöver extra kompetens.
Keeper skräddarsyr redovisningspaket efter era önskemål till ett fast pris varje månad.
Vi är specialister inom bolagsformerna aktiebolag och föreningar, och har mångårig erfarenhet från alla möjliga sorters branscher och storlekar på företag.
Se vad våra kunder säger om oss!
