Det är viktigt i aktiebolag att ansvariga håller koll på det egna kapitalet. En kontrollbalansräkning måste upprättas om det finns anledning för styrelsen att misstänka att det egna kapitalet är mindre än hälften av bolagets registrerade aktiekapital. Då måste styrelsen kalla till extra bolagsstämma för att besluta om bolaget ska återställa hela det registrerade aktiekapitalet eller om bolaget ska avvecklas. Styrelseledamöterna kan annars riskera att bli ansvariga för de skulder som bolaget har.
Vad är en kontrollbalansräkning?
En kontrollbalansräkning visar på om det egna kapitalet understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet. Det ska ske genast efter att styrelsen misstänker detta vilket är efter att bokföringen är klar och alla avstämningar har gjorts. I en kontrollbalansräkning värderas tillgångarna till försäljningsvärdet minus försäljningskostnaderna. Inventarier och byggnader får tas upp till det planenliga restvärdet om det värdet skulle vara högre än försäljningsvärdet.
Vad händer sen?
Förbättras det egna kapitalet under kontrollbalansräkningen (exempelvis bra affärer, ovillkorat aktieägartillskott eller koncernbidrag) behöver det inte fullföljas då det inte längre finns skäl att misstänka kapitalbrist. Men skulle det visas att det egna kapitalet är mindre än hälften av bolagets registrerade aktiekapital måste styrelsen kalla till extra bolagstämma, kontrollstämma 1.
Vad ska styrelsen besluta om i bolagsstämman?
Bolagsstämman ska besluta om bolagets framtid, alltså om bolaget ska fortsätta eller avvecklas. Beslutas det att bolaget ska fortsätta har bolaget åtta månader på sig att återställa det egna kapitalet så det är minst lika stort som det registrerade aktiekapitalet.
Vad händer sen?
Då prövas ärendet på nytt men en ny kontrollbalansräkning och bolagsstämma. Visar det sig att det egna kapitalet har återställts får verksamheten fortsätta. Skulle det inte vara återställt efter de åtta månader och stämman inte beslutar om likviditation blir styrelseledamöterna (och även övriga företrädare för bolaget) personligen och solidariskt betalningsansvariga.
Finns det fler tillfällen det riskeras personligt betalningsansvar?
Betalningsansvar gäller även VD och aktieägare som är med och fattar beslut om att bolaget ska fortsätta trots att det egentligen borde likvideras. De tillfällen som personligt betalningsansvar kan uppkomma är exempel om:
- Kontrollbalansräkningen inte gjorts i tid.
- Kontrollbalansräkningen inte innehåller en granskningsrapport från revisorn. (detta är om bolaget har revisor)
- Kontrollbalansräkningen visar kapitalbrist och styrelsen inte kallar till bolagstämma.
- Styrelsen inte ansöker om likvidation om det fortfarande är kapitalbrist inom åttamånadersfristen.
Varför väljer ändå vissa att fortsätta trots kapitalbrist?
I vissa fall väljer företag att fortsätta sin verksamhet trots likvidivitetsbrist och personligt betalningsansvar (som gäller de skulder som uppkommer efter åttamånadersfristen). Det kan bero på att kapitalbristen bara är tillfällig och de ansvariga vet att det kommer förbättras i framtiden. Nystartade företag kan tidigt skede riskera kapitalbrist då de har höga kostnader och låg eller ingen försäljning alls i början. Därför är det viktigt som ansvarig att se till att det finns tillräckligt med kapital för att undgå detta.
