Allt om Löneadministration

Vad kostar en digital och modern redovisningsbyrå?
Allt om Löneadministration

Lista på innehåll

Allt om löneadministration

Löneadministration är ett brett område med många regelverk som måste följas för att arbetet ska utföras rätt. Vi förklarar hur det går till.


Allt om Löneadministration

Löneadministration betydelse

Vad innebär löneadministration?

Löneadministration är ett brett arbetsområde som är beroende av flera olika omfattande regelverk . För anställda och arbetsgivare är det viktigt att löner, förmåner, ersättningar och avdrag beräknas korrekt.

Det finns många intressenter som behöver olika slags personalrelaterad information från företaget såsom anställda, fackförbund, myndigheter och försäkringsbolag.

Som arbetsgivare har man en skyldighet att lämna in uppgifter och betala in skatt och avgifter för både verksamheten och anställda till Skatteverket.
Försäkringskassan kan behöva information om exempelvis anställdas årslön eller sjukperioder.

Eftersom det är mycket att ta hänsyn till vad gäller löneadministration är det till stor fördel att anlita en auktoriserad lönekonsult via SRF. De har studerat yrkeshögskola eller universitet inom området. 

 


Företagsredovisning - Vad innebär det?

Löneadministration in-house

Intern lönehantering

Löneadministration sker av en eller flera anställda personer på företagets ekonomiavdelning. Arbetsuppgifterna ser likvärdiga ut men oftast är det mindre resurser och kompetens när lönehanteringen sker internt. Någon som är anställd inom lön på ett företag har oftast titeln löneadministratör eller lönespecialist. Ofta sker intern lönehantering om företaget redan har en stor ekonomiavdelning. Har inte företaget det  är en mer kostnadseffektiv lösning extern lönehantering genom outsourcing.

För och nackdelar intern lönehantering

Vilka för-och nackdelar finns det med intern lönehantering?

1

Fördelar

– Man har kompetensen som behövs inom företaget.

– Löneadministratören sitter i närheten, lätt att kommunicera och få tillgång till information.

– Löneadministratören kan ha fler arbetsuppgifter än lönehantering

2

Nackdelar

– Sårbarhet vid oplanerad frånvaro eller om någon sagt upp sig

– Kostsamt med underhåll av digitala löne- och tidsrapporteringssystem

– Oftast har man inte ett stort nätverk inom löneområdet.

– Kostsamt att se till att löneadministratören är kontinuerligt uppdaterad på lagar och regler.

Allt om Löneadministration

Outsourca lönehantering

Extern lönehantering

Om lönehanteringen sker externt kallas det för outsourcing av lön. Det sker oftast genom en redovisningsbyrå eller lönebyrå som har auktoriserade lönekonsulter anställda. Arbetsuppgifterna är oftast detsamma. Det vill säga löneberäkning, semestersaldo, arbetsgivardeklarationer, löneutbetalningar m.m. Det som särskiljer sig mellan intern lönehantering och extern lönehantering handlar mer om företagets behov. Allt fler företag väljer att outsourca på grund av kostnadseffektiviteten och den minskade sårbarheten som det medför. 

För och nackdelar extern lönehantering

Vilka för-och nackdelar finns det med extern lönehantering?

1

Fördelar

– Minskad sårbarhet då resurser alltid finns på plats då man får tillgång till ett team

– Spar tid till arbetsgivare så de kan fokusera på annat
Effektiv tid- och frånvarorapportering för anställda

– Mindre administration för företaget

– Auktoriserade lönekonsulter som följer branschens stadgar

– Bred kompetens inom en rad olika löneområden såsom exempelvis kollektivavtal

– Få tillgång till senaste tekniken inom digitala löne- och tidrapporteringssystem.

– Rådgivning gällande lön och HR frågor

2

Nackdelar

– Om man trivs med enbart en person som hanterar alla löner kan outsourcing vara svårare då outsourcing bygger på att minska sårbarheten. Vilket innebär att du ofta har minst 2 lönekonsulter på uppdraget

– Om man arbetar med egenutvecklat system


Allt om Löneadministration

Arbetsgivardeklaration

Arbetsgivardeklarationen – vem gör den?

Alla företag och organisationer ska månadsvis redovisa bruttolöner, förmåner, kostnadsavdrag, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminärskatt på individnivå för alla sina anställda i arbetsgivardeklarationen till Skatteverket. Det är detta som kallas Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI).


Lönehanteringsprocess

Rutiner kring lönehantering

Det mesta av arbetsuppgifterna som en lönekonsult har går i cykler då lönekörning sker vid samma tidpunkt varje månad. Därför är det viktigt att ha tydliga rutiner kring lönehanteringen, vem som göra vad och när det ska göras.

1

Förändringar

Löneansvariga på företaget måste se till att meddela lönekonsulten om det skett några förändringar sedan föregående månad. Det kan exempelvis vara ändringar i anställningsavtal, avslut, nyanställningar, ledighetsansökningar osv.

2

Underlag

Man måste även se till att man fått in underlag för exempelvis utlägg, friskvård, bonusar, körjournaler, förmåner osv.

3

Tidrapportering och attest

Se till att alla medarbetare vet när tidrapporteringen ska vara utförd och att den görs på samma sätt. Den som är löneansvarig kontrollerar och attesterar tidrapporterna.
Man behöver exempelvis granska sjukfrånvaro, övertidstimmar, semesterdagar, samt att utlägg och resor stämmer och är lagda på rätt kostnadsställe.

4

Kontroll

Lönekonsulten kontrollerar och går igenom samtliga löner enligt SALK.
Salk är en branschstandard som SRF konsulterna tagit fram för kvalitetssäkring av lönearbetet för auktoriserade lönekonsulter (man behöver inte vara auktoriserad för att följa SALK).
När allt är kontrollerat skickas preliminära lönebesked till den person som är löneansvarig för godkännande.

5

Utbetalning

När lönerna är godkända skapas lönefiler som antingen skickas för utbetalning till löneansvarig på ditt företag. Alternativt betalas ut av konsulterna via fullmakt från kund.

6

Rapporter

I det sista steget skapas alla rapporter: standardrapporter och avtalade specialrapporter samt statistik och pensionsrapportering som levereras enligt överenskommelse. Detta kan bland annat vara bokföringsunderlag, arbetsgivardeklarationer och semesterskuld.


Allt om Löneadministration

Betydelse lönebesked

Vad är lönebesked?

Som anställd får du i regel ett lönebesked från din arbetsgivare med varje löneutbetalning.

Ett lönebesked är ett besked på hur mycket du har fått utbetalt i lön, där det bland annat ska framgå:

  • Identifikationsuppgifter för både arbetsgivaren och arbetstagaren
  • Utbetalningsdag
  • Hur mycket skatt som har dragits
  • Brutto- och nettolön, det vill säga lönen före respektive efter skatt.
  • Tillägg, Ex. OB-ersättning och Övertid
  • Avdrag, Ex. Tjänstledig och Sjukfrånvaro
  • Semesterersättning
  • Uppgift om kvarvarande betalda och obetalda semesterdagar för semesteråret och sparade semesterdagar.