Lönebyrå – En komplett guide


Vad är en lönebyrå?

Kort sagt är en lönebyrå din externa personalavdelning. En lönebyrå kan täcka upp enskilda funktioner av löneadministrationen som ditt företag behöver, det kan vara antingen ett specifikt område såsom lönerapportering eller en helhetslösning som inkluderar fler områden som skräddarsys efter ditt företags behov

Du som har anställda personer i ditt företag är arbetsgivare och med det följer en rad åtaganden för dig och ditt företag.

Det är mycket att hålla reda på. Allt från rena personalfrågor som semesterhantering, pensioner och förmåner till arbetsrättsliga lagar och skattemässiga frågor.

Vad händer om någon av dina anställda blir förälder, vabbar eller blir sjukskriven? Följer vi kollektivavtalen?

Genom att anlita en lönebyrå kan du lämna över löneadministrationen till auktoriserade lönekonsulter som besitter kompentensen som ditt företag behöver, samtidigt som du kan fokusera på företagets kärnverksamheter.

Du behåller kontrollen men slipper administrationen.


Lär dig allt om redovisning!

Vilka tjänster erbjuder en lönebyrå?

En lönebyrå kan erbjuda ditt företag hjälp med den löpande administrationen och rapporteringen. Du kan välja en helhetslösning, där lönebyrån blir din outsourcade personalavdelning, eller välja att ta hjälp med endast lönehanteringen.

Löneadministrationen innefattar t.ex:

Du kan också få hjälp med

  • Pensionsrapportering
  • Försäkringar
  • Leasingavtal och andra förmåner

utdelning 3:12

Hur fungerar lönehanteringen i praktiken?

Lön är ett omfattande område som är mycket mer än enbart löneutbetalning den 25:e. Många företagare outsourcar lönehanteringen eftersom det är ett område som kräver specialistkompetens så länge företaget har anställda.

Har man inte en lönekonsult internt eller externt som hanterar löneområdet så är risken stor att det blir en kostsam historia i förlängningen. Det är för att området är reglerat av lagar och regler samt beroende på kollektivavtal vilket man bör ha kompetens inom för att sköta det kvalificerat

I ditt första möte med lönekonsulten görs en överblick över ert företags behov samt befintliga system och rutiner. Ni kommer till exempel ange vilket datum lönen skall utbetalas, hur lönespecar skall distribueras och gå igenom olika deadlines.

Lönehanteringens 4 steg

1

Tidrapportering

Lönearbetet börjar med att alla anställda rapporterar in sin tid i ett lönesystem eller en app, i till exempel Alexis eller BLIKK.

2

Löneberäkning

Därefter skickas tidrapporteringen in till lönebyrån där en lönekonsult sammanställer löneberäkningen via till exempel Microsoft Teams eller SharePoint. Löneberäkningen skickas sedan tillbaka till ditt företag för att godkännande och attest.

3

Löneutbetalning

När lönen är godkänd genereras lönespecar till alla anställda, till exempel via Kivra och lönefilen skickas för utbetalning till banken.

4

Arbetsgivardeklaration

Därefter upprättas arbetsgivardeklaration som skickas in till Skatteverket.


När behöver jag anlita en lönebyrå?

Lönehanteringen är en av de viktigaste administrativa funktionerna i ditt företag. Som anställd förväntar du dig att du får rätt lön vid rätt tid, hur svårt kan det vara?

Svaret är att det ligger mycket arbete bakom varje lönespecifikation och det krävs ett stort kunnande av lagar och regler och inte minst tid. Och vad händer med lönearbetet om den eller de personer som hanterar lönehanteringen på företaget är frånvarande?

Det är viktigt att dina anställda har förtroendet för att du som arbetsgivare lever upp till dessa förväntningar. Kort sagt –  lönehanteringen måste fungera smidigt.

Hur mycket tid ditt företag lägger på lönehantering beror dels på hur många anställda företaget har, dels vilka förmåner som företaget erbjuder samt den kompetens som finns att tillgå. Idag finns stora möjligheter att digitalisera arbetet och på så sätt underlätta rapporteringar och samtidigt få tillgång till lättöverskådliga analysverktyg vilket också underlättar kommunikationen med en extern lönebyrå.

Anlitar man en lönebyrå får man tillgång till flera auktoriserade lönekonsulter som är kvalitetssäkrade genom branschorganisationen SRF. På så sätt kan företagaren känna sig trygg med att hela löneprocessen sker enligt lagar och regler.


Företagsredovisning - Vad innebär det?

Vad bör jag tänka på när jag anlitar en lönebyrå?

Det finns en rad frågor som du som företagare måste ta ställning till.

  • Hur fungerar företagets lönehantering idag? Är det någonting som kan förbättras?
  • Finns kompetensen inom företaget eller måste jag anställa ytterligare personal? Skulle det vara mer kostnadseffektivt att istället anlita en lönebyrå?
  • Skulle en outsourcing av lönehanteringen göra mitt företagande enklare? Mer tidsbesparande?
  • Vilka behov har mitt företag? Vill jag outsourca en del av löneadministrationen eller behöver jag en helhetslösning?
  • Finns det en risk i mitt nuvarande upplägg, d.v.s. finns det tillräckligt med personal som kan täcka upp om någon är frånvarande?
  • Tar lönearbetet upp mer tid än nödvändigt, skulle en lönebyrå kunna frigöra mer tid för mig att fokusera på företagets kärnverksamheter?
lönebyrå

En lönebyrå kan hjälpa dig som företagare att: 

  • Frigöra tid så att fokus kan ligga på kärnverksamhet
  • Erbjuda kontinuitet i arbetet och minska risk för kompetensbortfall
  • Erbjuda samlad kompetens och expertis genom tillgång till auktoriserade lönekonsulter
  • Effektivisera arbetet genom digitala verktyg

Vilka lönehanteringssystem arbetar en lönebyrå med?

System som används av en lönebyrå är ofta uppdelade i olika delar. Försystem, delningssystem och lönesystem. Vilka system man använder kan variera från byrå till byrå då man har olika behov hos sina kunder. Vissa lönesystem har mer komplexitet om tex ett bolag som har flera olika kollektivavtal med sina egna inställningar. Lönesystemet skall vara användarvänligt för både lönekonsulten och kollektivavtalet.

Försystem

Försystem används för HR exempelvis FLEX, tidrapportering (Alexis och BLIKK), frånvarorapportering, schemaläggning och kvittoredovisning. Dessa försystem kan integreras eller tas en fil från till lönesystemet så lönekonsulten får rätt information för hantering av lön.

Delningssystem

Delningssystem används för att dela dokument mellan företag och lönebyrå. Detta används för att all persondata behöver skyddas enligt GDPR vilket innebär att det exempelvis inte får delas via mail och liknande. Vilket delningssystem kan variera beroende på byrå men vanligt förekommande är Microsoft teams och Microsoft SharePoint.

Huvudsystem

Huvudsystemet kallas det primära lönesystemet exempelvis Visma lön 600, Hogia, Agda, Kontek eller Fortnox lön. Därigenom sköts löneberäkningarna av lönekonsulten som även skickar ut lönespecifikationer genom huvudsystemet. Här kan man även få ut månadsrapporter m.m. Sedan kan de anställda hämta upp sina lönespecifikationer genom GDPR brevlådor som exempelvis Kivra.


lönebyrå

Vad är skillnaden på en lönekonsult och löneadministratör?

En löneadministratör är en person som är anställd i företaget för att sköta det löpande lönearbetet. Som löneadministratör för ett större företag kan du ha ansvar för en del av lönarbetet som till exempel tidrapportering, förmåner eller leasing. I ett mindre företag med färre anställda kan löneadministratören vara den person som sköter hela lönearbetet.

En lönekonsult har samma funktion som en löneadministratör men är anställd på en lönebyrå. Genom att anlita en lönebyrå får företagen på så sätt tillgång till lönespecialister med lång erfarenhet och kan därför erbjuda företagen en bred kompetens. 

Om du vill veta mer om löneadministration och om hur en löneadministratör arbetar kan du läsa vår guide Allt om löneadministration.


Vad är en arbetsgivardeklaration på individnivå?

Sedan 1 januari 2019 har den årliga rapporteringen till Skatteverket som tidigare kallades kontrolluppgift ersatts med en månatlig arbetsgivardeklaration på individnivå, även kallad AGI. Detta har man infört dels för att arbetsgivaren skall kunna fördela lönearbetet mer jämnt under året, men också för att eventuella fel skall kunna rättas i närtid.

Måste man lämna in en AGI?

Ja, alla som är registrerade som arbetsgivare, d.v.s alla som innehar en A-skattesedel, skall redovisa utbetalda ersättningar, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter till Skatteverket. Detta gör man per anställd i en arbetsgivardeklaration, AGI, varje månad.

Hur rapporterar jag en AGI?

AGI lämnas elektroniskt via Skatteverkets tjänst Arbetsgivardeklaration. Denna fil skapas direkt från lönesystemet.

När skall jag rapportera AGI?

Generellt skall AGI lämnas den 12 varje månad. Då ska också arbetsgivaravgifter och skatter betalas. AGI lämnas månaden efter lön eller annan förmån betalats ut, d.v.s. AGI för lönen som utbetalas i januari skall vara Skatteverket tillhanda den 12 februari. Vad som gäller för ditt företag kan du läsa om på Skatteverkets hemsida där alla datum finns angivna.

Vad är en förenklad arbetsgivardeklaration?

Om du som privatperson har betalat ut ersättning för ett arbete som någon annan gjort åt dig skall du upprätta en förenklad arbetsgivardeklaration. Detta gäller både om ersättningen betalats ut i form av pengar eller som förmåner. Blankett finns på Skatteverkets hemsida.


Vi hjälper er gärna

Våra erfarna och prisbelönta specialister inom lön tar hand om er lönehantering, lagmässigt och självklart alltid i tid.

Garanterad personlig service och ett kvalificerat löneteam i ryggen.

Idag sköter våra lönespecialister lönehanteringen åt företag i olika branscher i storlekar mellan 10-800 anställda.


Får man tillgång till en eller flera lönekonsulter?

Det varierar beroende på byrå hur man väljer att bemanna uppdrag. Det är till en fördel att du får en personlig kontakt där du även har tillgång till flera lönekonsulter för att minska sårbarheten vid sjukdom eller semester tider. Så se till att lönebyrån har flera lönekonsulter på plats.

Vilka system använder en lönebyrå?

Löneområdet har många system (läs mer här). Men de vanliga på marknaden är Hogia, Agda, Visma, Kontek. Sen finns det även olika system vad gäller tid- och frånvarorapportering.

Behöver jag byta lönesystem när jag byter byrå?

Om byrån du anlitar har ett annat lönesystem än vad du har idag så sköter lönebyrån bytet åt dig. Ibland finns det fördelar med att våga byta system då lönekonsulterna är experter på system inom lön specifikt för era behov. Därför är rekommendationen att fråga efter fördelarna med det nya systemet som lönekonsulten föreslår så ni förstår hur det kan effektivisera era processer.

Hur vet man att en lönebyrå har tillräckligt med kompetens?

En viktig kvalitetsstämpel vad gäller lönebyråer är om de är anslutna till branschorganisationen SRF och är en auktoriserad lönebyrå med auktoriserade lönekonsulter.

Hur kommer jag i kontakt med en Auktoriserad lönebyrå?

Du kan kontakta en auktoriserad lönebyrå HÄR. De bokar in dig på en kostnadsfritt behovsmöte och ger dig en offert inom 24h efter era behov.