Vad är ett lönesystem?
Ett lönesystem är ett dataprogram som hjälper dig att beräkna och hantera dina anställdas löner och generera annan lönerelaterad rapportering. Ett lönesystem kan vara ett lokalt system som installeras på företagets datorer eller externt digitalt system.
Externa system kan vara antingen webbaserade eller serverbaserade där informationen lagras i en extern server eller ett moln.
Fördelen med ett externt digitalt system är att det uppdateras med gällande lagar och regler som till exempel skattetabeller och andra skattesatser. Därför kan du känna en extra trygghet i att informationen finns kvar vid till exempel byte av datorer eller om en av företagets datorer skulle krascha.
Det finns en mängd olika system ute på marknaden allt från mycket enkla lönesystem som passar det mindre företaget till mer komplexa som kan hantera stora mängder data för större företag.
De flesta redovisningssystem har lönemoduler som kan kopplas på och byggas ut med olika typer av rapport- och analysverktyg vilka kan anpassas efter ditt företags behov som till exempel webbaserade tidrapporteringssystem och e-lönespecifikationer.
Vad inkluderas i ett lönesystem?
Vad som ingår i ett lönesystem varierar. De flesta lönesystem erbjuder en basmodul som du kan koppla olika funktioner till beroende på de behov ditt företag har.
Enkla lönesystem
Här registrerar du kontaktuppgifter, lön och arbetsvillkor för varje anställd.
Varje månad registrerar du sedan frånvaro, utlägg och annan information.
Lönesystemet beräknar sedan lön, semesterersättning och skattesatser efter gällande lagar och regelverk.
Vid löneberäkningen genererar systemet sedan lönespecar för varje anställd samt rapporter som skall skickas till skatteverket. Ofta finns färdiga funktioner för rapportering till SCB, svenskt näringsliv, Collectum och Fora. Det brukar också finnas en direktkoppling till bokföringssystemet så att lönerna kostnadsförs i din redovisning.
Komplexa lönesystem
De flesta lönesystem har moduler som kan kopplas till basprogrammet som gör lönerapporteringen enklare som:
- Tidrapporteringssystem
- Utläggsredovisning
- Reseräkningssystem
- E-lönespecifikationer
Det är vanligt att dessa moduler är webbaserade så att de anställda själva kan logga in och rapportera in sina tider och utlägg samt ta del av sin lönespecifikation.
För ett mer komplext lönehanteringssystem finns även andra funktioner som:
- Schemaläggning av personal
- Anpassade rapporter
- Analysverktyg
Finns det olika lönesystem?
Det finns många olika lönesystem på marknaden, en del är webb- eller molnbaserade, andra serverbaserade. Vilket lönesystem ska man välja?
Webbaserade lönesystem
Allt fler företag erbjuder webbaserade lönesystem, dessa system brukar kunna passa det mindre företaget. Fördelen är att du kan sköta din bokföring och lönehantering genom en inloggning från till exempel din telefon eller bärbara dator.
Exempel på webbaserade system är Fortnox och Kontek, men även andra företag som Visma erbjuder nu också webbaserade lösningar.
Serverbaserade lönesystem
Systemleverantörer som Visma och Hogia erbjuder serverbaserade lösningar där lönesystemet körs på leverantörens servrar. Inloggning sker från ett begränsat antal datorer, men det är vanligt att koppla till webbaserade moduler såsom utlägg och reseräkningar till dessa system.
Serverbaserade system kan anpassas för det lilla såväl som det stora företaget.
Vilket lönesystem som passar ditt företag beror på hur komplex din lönehantering är. En fördel med ett externt lönesystem är att informationen lagras på en extern server eller i ett moln vilket ger trygghet i att informationen sparas och kan plockas upp även om du byter datorer.
Vad ska jag tänka på vid inköp av ett lönesystem?
Funderar du på att byta lönesystem? Kanske är ditt nuvarande lönesystem uttjänt? Kanske sköts mycket manuellt som skulle kunna göras snabbare och enklare digitalt? Kanske har ditt företag växt och fått ökade rapporteringskrav som ditt nuvarande system inte klarar av att hantera? Ett bra tips är att göra en behovs- och kravanalys.
- Vilka funktioner har mitt lönessystem idag?
- Vilka funktioner saknas?
- Vilka funktioner skulle förenkla företagets lönehantering?
- Vilka rapporteringsbehov finns?
- Hur komplexa är kollektivavtalen?
- Behöver mitt system vara kompatibelt med andra system?
- Inte minst, hur användarvänligt är systemet?
Tänk på att involvera både HR och ekonomiavdelningen i analysen så att alla aspekter fångas upp inför systembytet. Syftet med ett systembyte är ju att effektivisera företagets nuvarande processer.
Det finns många olika systemoperatörer på marknaden och det kan vara svårt att veta vilket system man ska välja.
Byte av lönesystem
Att byta lönesystem behöver inte vara svårt, men det beror på vilket system du använder idag och vilket system du väljer att byta till. Därför är det viktigt att du innan bytet gjort en noggrann kravs- och behovsanalys över vilken typ av lönesystem som passar just ditt företag.
Här är några saker som är viktiga att tänka på när du står inför ett systembyte.
Har du gjort en back up?
Det första du bör tänka på är att göra en säkerhetskopia av det gamla lönesystemet för att försäkra dig om att all information finns sparad innan du börjar systembytet.
Är systemen kompatibla med varandra?
Om systemen är kompatibla kan informationen i ditt gamla lönesystem flyttas genom en filöverföring, men har du otur kan det krävas att du får föra över informationen manuellt. Det kan därför vara viktigt att tänka på när i tiden det är mest lämpligt att göra systembytet. Ju fler anställda, desto längre tid kommer krävas.
När är det mest lämpligt att byta system?
Sätt upp en tidsplan för när bytet skall vara klart. Du vill inte stå utan ett fungerande lönesystem den dag lönerna skall betalas ut.
Har företaget tid och kapacitet att genomföra bytet?
Vi på Keeper har hjälpt flera av våra kunder att genomföra byte av lönesystem. Tveka inte att kontakta oss, vi hjälper dig.
Är informationen korrekt?
Det är viktigt att informationen förs över korrekt och att utgångsvärdena i det gamla systemet stämmer överens med ingångsvärdena i det nya systemet. Var därför noga med att göra en avstämning av såväl ackumulerade värden som semesterdagar och rapporterad tid.
Har personalen kunskap om systemen?
Glöm inte att ta med utbildning av din personal i tidsplanen. Även om det nya lönesystemet är användarvänligt kan det finnas funktioner i lönesystemet som förenklar det dagliga arbetet och sparar tid. Se till att din systemoperatör erbjuder utbildning inom ditt nya lönesystem.
E-Lönebesked & Lönespecifikation
Efter varje lönekörning skapar lönesystemet en lönespecifikation för varje anställd. Informationen i lönespecen skall innehålla lön och andra förmåner samt avdragen skatt. Även uppgifter om semesterdagar och pensionsavsättningar bör finnas med. Det är viktigt med transparens, att dina anställda kan känna sig trygga med att företaget har koll på att rätt lön är utbetald i rätt tid och att korrekt skatt är dragen varje månad.
Det finns ingen lag som reglerar hur en lönespecifikation skall se ut, däremot är du som företagare skyldig att lämna information om skatteavdrag till Skatteverket i en så kallad AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå.
Informationen i lönespecen bör spegla informationen som lämnas till Skatteverket.
Många systemleverantörer erbjuder någon form av webbaserad tjänst där de anställda själva kan logga in för att få tillgång till sina lönespecar, så kallade e-lönespecar, antingen genom en egen eller genom att använda Kivras tjänst Lönebesked .
Fördelen med Kivras tjänst är att e-lönespecarna finns sparade även om den anställde skulle byta arbetsgivare.
Behöver du hjälp?
Hos Keeper kan du få hjälp med att se över dina system. Vi har stor erfarenhet av flera olika redovisnings- och lönesystem och kan hjälpa dig att välja en lösning som passar ditt företag.
Har du funderingar på att lägga mindre tid på lönehantering och få mer tid att fokusera på ditt företags kärnverksamheter kan du anlita oss som lönebyrå.