Lista på innehåll
Löneoutsourcing
När man talar om löneoutsourcing så innebär det att man har ett samarbete med en extern part som sköter lönehanteringen. På så sätt får man nära tillgång till specialister inom området som är kvalitetssäkrade. En annan viktig aspekt när man outsourcar lönehanteringen är att minska sårbarheten internt. Det är både kostsamt om det inte sker regelrätt och kräver en leverans den 25:e varje månad.
Kvalité & kompetens
Varför ska man outsourca lönehanteringen?
Lön är ett område som är så mycket mer än pengar på banken den 25:e. Det innefattar:
- Semestersaldo
- Kollektivavtal
- Löneberäkningar
- Anställningsavtal
- Pensionsrapportering
- Och mycket mer!
Därför är det ett område som bör ske av utbildade lönespecialister, så att man kan kvalitetssäkra lönehanteringen.
Outsourca lön fördelar
Fördelar med att outsourca lönehanteringen
Minskad sårbarhet
Det blir väldigt sårbart att ha lönehanteringen inhouse. Dels för att det blir kritiskt vid sjukdom eller semester, men också för att området kräver ständig kompetensutveckling. Med outsourcad lönehantering säkras detta genom att kund får tillgång till ett team av lönekonsulter som alltid finns på plats och kompetensutvecklas.
Kvalitetssäkring
Tar ni hjälp av en extern partner så sköts lönehanteringen av auktoriserade lönekonsulter som blir kvalitetssäkrade genom en branschorganisation som heter SRF. Det ger arbetsgivaren ökad trygghet att lönen både beräknas rätt men också sker i enlighet med lagar.
Ökad processeffektivitet
Ett specialiserat team inom lön har goda kunskaper i att effektivisera processer. De har koll på system och olika kollektivavtal då de har en bred branschkunskap. Eftersom de jobbar med många olika kunder så kan de också rekommendera bästa lösningen för era anställda att tidrapportera så att all information kommer in i lönesystemet.
Outsourcing lön i praktiken
Hur fungerar det i praktiken?
Tack vare effektiva processer och automatiserade arbetsmoment hamnar allt på samma ställe vilket sparar tid och ger anställa rätt lön i rätt tid.
Tidrapportering
Alla anställda rapporterar sina tider direkt genom en app eller i ett system. Där rapporteras både närvaro och frånvaro under månaden. Ett smidigt sätt där allt hamnar på samma ställe och skickas sedan in till lönekonsulten.
Löneberäkning
Utifrån tidrapporteringen görs en löneberäkning för alla anställda. Ansvarig på företaget behöver sedan godkänna lönerna innan lönekonsulten skickar dem för utbetalning.
Löneutbetalning
Lönespecifikationer skickas ut efter överenskommelse. Är byrån digitala så sker detta ofta genom Kivra eller också via lönesystemet. Därefter skickas en betalfil till banken för godkännande, för att lönerna sedan ska betalas ut den 25:e varje månad.
Arbetsgivardeklaration
Efter att lönen är gjord så behöver alla arbetsgivare deklarera skatten. Det ska ske varje månad och är något som lönekonsulterna ofta hjälper till med.
Outsourca lön, när?
När ska jag outsourca lönehanteringen?
Minska stress internt
Att sköta lönerna internt är som tidigare nämnt en risk då det oftast ligger på en specifik person på bolaget. Om den personen blir sjuk eller liknande så blir det genast en intern stress på företaget som går att förhindra genom att outsourca lönen. Mycket tid går åt frågor från anställda, även detta tar lönekonsulten på byrå hand om.
Har ni kollektivavtal?
Många kollektivavtal är komplexa och kräver ständig kunskap och kompetensutveckling för att lönerna ska ske enligt avtal. Därför är det en fördel att ta hjälp av en auktoriserad lönekonsult som kvalitetssäkras.
Är ni i en expansionsfas?
Då kan ni behöva anställa fler i företaget och då är det viktigt att se över kompetensen i lönehanteringen då det är betydligt fler semestrar, eventuella föräldraledigheter och annan frånvaro att hålla koll på. Det är också ett gediget arbete att se till att anställda hamnar rätt i systemen enligt kollektivavtal som också kräver en systemkunskap hos konsulten.
Har ni höga kostnader ni vill se över?
Personalkostnader kan vara en stor kostnadspost i ett företag. För att minska den och andra kringkostnader kan det vara en bra att outsourca sin lönehantering och få en fast kostnad varje månad.
Vad är skillnaden?
Intern vs. extern lönehantering
Löneadministration sker av en eller flera anställda personer på företagets ekonomiavdelning. Arbetsuppgifterna ser likvärdiga ut men oftast är det mindre resurser och kompetens när lönehanteringen sker internt. Någon som är anställd inom lön på ett företag har oftast titeln löneadministratör eller lönespecialist. Ofta så sker intern lönehantering om företaget redan har en stor ekonomiavdelning. Har inte företaget det så är en mer kostnadseffektiv lösning extern lönehantering genom outsourcing.
Extern lönehantering
Om lönehanteringen sker externt så kallas det för outsourcing av lön. Det sker oftast genom en redovisningsbyrå eller lönebyrå som har auktoriserade lönekonsulter anställda. Arbetsuppgifterna är oftast detsamma. Det vill säga löneberäkning, semestersaldo, arbetsgivardeklarationer, löneutbetalningar m.m. Det som särskiljer sig mellan intern lönehantering och extern lönehantering handlar mer om företagets behov. Allt fler företag väljer att outsourca på grund av kostnadseffektiviteten och den minskade sårbarheten som det medför.
Vill du veta mer om hur lönehantering fungerar och hur det kan hjälpa ditt företag?
Pris
Vad kostar det att outsourca lön?
Lön är komplext och man betalar för kunskap och kvalitetssäkring.
Faktorer som vägs in i ett löneoutsourcingsuppdrag är hur många delar löneadministratören hanterar. Det kan vara ett uppdrag med mindre hantering och ett med ett väldigt brett och massivt spann. Kollektivavtal kan vara en de som påverkar priset pga då det redan är avtalade regler att förhålla sig till och många rapporteringsdelar som behöver göras. Det som också vägs in om det finns flera förmånsbilar med tillhörande körjournaler och andra förmåner. Detta behöver löpande ses över och uppdateras.
Hanteras utläggen via lönen då blir det också ett moment. Betalas det ut provisioner löpande eller andra bonusar då behöver det också tas med i beräkningen av priset.
Desto fler delar man vet innan och hur ofta dem sker kan det ges emot ett fast pris men är det delar som hanteras mindre ofta eller uppkommer då och då kan detta göras mot löpande penning vilket ligger runt 700-1500:-/ timmen. Det som ofta ligger utanför ett fastpris kan vara när någon anställd slutar eller börjar sin anställning, uppgifter om anställd till försäkringskassan eller ett arbetsgivarintyg. Dessa element är svåra att estimera i tid för att få det i ett fastpris.
Behöver du hjälp?
Hos Keeper får du hjälp med att se över dina system. Vi har stor erfarenhet av flera olika redovisning – och lönesystem och kan hjälpa dig att välja en lösning som passar ditt företag.
Som kund hos oss får man tillgång till ett team av kompetenta konsulter där kompetensen är anpassad utefter uppdragets storlek. Detta gör att våra konsulter är väl insatta i uppdraget och kan sköta redovisningen oavsett semester eller frånvaro, vilket i sin tur minskar sårbarheten hos företag.
Har du funderingar på att lägga mindre tid på lönehantering och få mer tid att fokusera på ditt företags kärnverksamheter? Anlita oss som lönebyrå.