Hur länge måste man spara bokföring? En viktig fråga för företagare
I bokföringsskyldigheten ingår det att se till att det finns korrekta verifikationer för alla bokföringsposter. Man är också skyldig att bevara all räkenskapsinformation och utrustning som krävs för att få fram denna information under minst sju år.
Som företagare är bokföring en viktig del av din verksamhet. Det är inte bara en nödvändig uppgift för att hålla koll på dina finanser, det finns också lagkrav på hur länge du måste spara dina bokföringsdokument. I detta inlägg kommer vi att utforska svaret på frågan ”Hur länge måste man spara bokföring?” och ge dig användbara tips och information om ämnet.
Vad innebär bokföringsskyldighet?
Bokföringsskyldighet innebär att alla företag enligt lag är skyldiga att föra löpande bokföring eller bokföra, samtliga affärshändelser i en grundbok och en huvudbok. Detta ska ske löpande på ett systematiskt och strukturerat sätt som gör det möjligt att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.
Affärshändelserna ska därför bokföras i den ordning de inträffar, alltså i kronologisk ordning. In- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag.
Det här säger lagen om bokföringsskyldighet
Enligt Bokföringslagen (1999:1078) omfattas alla som driver näringsverksamhet av bokföringsskyldighet, såväl juridiska personer, d.v.s. aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar som fysiska personer. Det betyder att om du driver en enskild firma är även du som fysisk person bokföringsskyldig.
Även stiftelser, föreningar och trossamfund kan omfattas av bokföringsskyldighet.
Bokföringsskyldigheten för juridiska personer träder i kraft det kalenderår som tillgångarna överskrider ett gränsbelopp på en och en halv miljoner kronor. För en enskild näringsidkare däremot gäller bokföringsskyldigheten från första dagen, det vill säga den dag då verksamheten startar.
Bokföringsskyldigheten för en juridisk person kan också upphöra att gälla. Det inträffar om företagets tillgångar under de tre senaste åren understiger gränsbeloppet på 1,5 miljoner kronor. Men detta gäller alltså inte för enskilda näringsidkare.
Vilka är bokföringsskyldiga?
Aktiebolag är en juridisk person och omfattas därmed av bokföringsskyldighet enligt lag. Om värdet av tillgångarna understiger gränsbeloppet en och en halv miljon kronor är man undantagen från bokföringsskyldigheten, men det gäller att se upp. Skulle värdet av tillgångarna under kalenderåret öka så att de överstiger detta gränsbelopp träder bokföringsskyldigheten i kraft omedelbart och hela räkenskapsåret ska då redovisas.
Även om du låter en redovisningsbyrå ta hand om redovisningsarbetet är det alltid du som driver företaget som är ansvarig för företagets redovisning.
Du som driver enskild firma är bokföringsskyldig från första dagen verksamheten börjar bedrivas. Det finns alltså inget gränsbelopp som undantar dig från bokföringsskyldigheten motsvarande vad som gäller för juridiska personer.
Har du koll på din bokföring?
Vare sig det är du själv eller om du behöver hjälp av någon som sköter din bokföring, är det du som bedriver verksamheten som är ansvarig för redovisningen. Redovisningen ska upprättas enligt god redovisningssed och uppfylla de krav som ställs enligt Bokföringslagen, BFL.
Alla affärshändelser ska dokumenteras löpande och i kronologisk ordning. Dessa underlag kallas för verifikationer. Verifikationer kan vara fakturor, kvitton eller andra dokument, såväl fysiska som elektroniska och utgör grundbokföringen i ditt företag.
Ha koll på vad din verifikation behöver innehålla
En verifikation kan utgöras av en faktura, ett kvitto eller annat underlag i såväl fysiskt som elektronisk form. Det finns vissa bestämmelser för hur en verifikation ska se ut och vilken information den ska innehålla, dessa är:
- När verifikation sammanställdes
- När affärshändelsen inträffade
- Vad verifikationen avser
- Vilket belopp som gäller vid affärshändelsen
- Vilken motpart den berör
- Verifikationsnummer
- Andra upplysningar eller uppgifter som legat till grund för affärshändelsen och vart dess finns tillgängliga
Denna information måste finnas med för att man enkelt ska kunna gå in i redovisningen och kunna koppla verifikationen till en specifik affärshändelse, detta är i sin tur viktigt för att säkerställa att redovisningen uppfyller kravet på överskådlighet enligt god redovisningssed.
Ha koll på vad din faktura behöver innehålla
För att en faktura ska betraktas som fullständig ska den enligt momslagen innehålla:
- Fakturadatum och fakturanummer
- Namn och adress – säljare och köpare
- Momsregistreringsnummer/VAT-nummer – säljare och köpare
- Varornas/tjänsternas – art, omfattning och mängd
- Försäljningsdatum
- Datum – vid förskottsbetalning eller A conto
- Beskattningsunderlag för varje momssats
- Pris exklusive moms och eventuella rabatter
- Momssats och momsbelopp
- Tillämpade skattesatser
En faktura bör även innehålla information om:
- Betalningsvillkor
- Dröjsmålsränta
- Leveransvillkor
- Säljarens betalningsuppgifter
- Godkänd för F-skatt
För aktiebolag är det dessutom obligatoriskt att ange bolagets namn och organisationsnummer samt uppgift om i vilken kommun bolaget har sitt säte.
Vad räknas som räkenskapsinformation?
Räkenskapsinformation delas in i tre grupper
- Primär räkenskapsinformation
- Avtal och andra handlingar som är av betydelse för företaget
- Övriga handlingar för att förstå bokföringen
Primär räkenskapsinformation
Med primär räkenskapsinformation avses
- Öppningsbalansräkning
- Grundbok och huvudbok
- Sidoordnad bokföring, t.ex. anläggningsregister, leverantörs- och kundreskontra
- Verifikationer och handlingar som verifikationer hänvisar till
- Systemdokumentation och behandlingshistorik
- Årsredovisning och årsbokslut
- Specifikation av balansräkningsposter
Några tips om bokföring
Exempel på parter som kan vara intresserade av bokföringen
Skatteverket
De har ett intresse av att se till att företag följer lagar och regler för att säkerställa korrekt skattebetalning och bokföring.
Leverantörer
Att ha tillgång till företagets räkenskaper kan vara viktigt för leverantörer för att verifiera affärstransaktioner, betalningar och avtal.
Banken
Banker kan behöva tillgång till företagets räkenskapsinformation för att bedöma kreditvärdighet och för att verifiera ekonomisk stabilitet.
Företagsledningen och ägare
För att övervaka företagets ekonomiska prestanda och fatta strategiska beslut behöver företagsledningen och ägarna tillgång till aktuell och korrekt räkenskapsinformation.
Hur länge behöver man arkivera?
All räkenskapsinformation ska enligt lag bevaras i överskådligt, åtkomligt och ordnat skick i sju år räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Detta innebär att räkenskapsinformationen ska förvaras och transporteras på ett sätt så att den inte riskerar att förstöras eller kommer bort samt att revisorer och myndigheter utan svårigheter ska kunna få tillgång till informationen vid behov.
Grundregeln är att materialet ska förvaras i Sverige.
Man bör se till att platsen där räkenskapsinformationen förvaras inte är obevakad eller att den inte är utsatt för brandrisk, vattenskada eller stöld. Detta gäller oavsett om informationen är i fysisk eller elektronisk form.
Elektronisk dokumentation ska säkerhetskopieras och lagras på ett sätt så att de är åtkomliga och inte förstörs. Här måste man även ta hänsyn till teknikutvecklingen. Med tanke på hur snabbt den elektroniska maskinparken utvecklas måste man se till att även arkivera den utrustning som krävs för att kunna ta fram informationen.
Vem minns inte CD-romskivorna? Idag finns knappast CD-romläsare kvar på våra slimmade datorer, alltså skulle det krävas att en dator med den kapaciteten arkiverades, om inte informationen kunnat uppdateras eller säkerhetskopierats på annat sätt.
Arkivering av elektronisk information
I takt med att redovisnings- och bokföringsarbetet alltmer digitaliserats har reglerna för hur arkivering av elektroniska kontra fysiska dokument börjat förändras. Men kan man bara slänga gamla fakturor och kvitton om man scannar in dem digitalt?
Svaret på detta är nej. Dokumentationen ska sparas på det sätt den först togs emot.
Däremot, om företaget tagit emot ett dokument i fysisk form och sedan scannar in det kan det fysiska dokumentet förstöras efter fyra år medan den digitala kopian ska sparas som vanligt.
Om företaget tar emot ett underlag i både fysisk och digital form samtidigt kan företaget välja vilken form som ska sparas i 7 år.
Vem ansvarar för arkiveringen?
För juridiska personer är det företaget som juridisk person, i förlängningen styrelse och VD som ansvarar för arkiveringen av företagets räkenskapsinformation.
I en enskild firma är det du som fysisk person som bär ansvaret att räkenskapsinformationen arkiveras på ett överskådligt, åtkomligt och ordnat skick.
Om du anlitar oss på Keeper för att sköta din bokföring och redovisning, är det fortfarande du som ansvarar för arkiveringen. Vi ska därför överlåta räkenskapsinformationen till dig efter varje utgånget räkenskapsår och ansvarar alltså inte för arkiveringen av denna.
Vad gör man med gammal bokföring?
Bokföringen räknas som gammal när räkenskapsinformationen har passerat perioden som lagen säger efter ett avslutat räkenskapsår.
Till exempel:
Ditt företag tillämpar brutet räkenskapsår 1 juli 2022 – 30 juni 2023.
I detta fall räknas sju år från den 31 december 2023, vilket innebär att bokföringen kan makuleras från 1 januari 2031. Här krävs alltså mer än sju års arkivering.
Gammal bokföring bör behandlas som sekretessbelagt material och ska därför makuleras och destrueras på ett korrekt och säkert sätt. Känslig information som kan betraktas som företagshemligheter eller information som rör anställda eller enskilda individer bör man destruera så att de inte hamnar i orätta händer. Att skicka iväg dokument eller elektroniskt material till en vanlig återvinning är därför inte att rekommendera. Se istället till att materialet destrueras på ett sätt som gör att det inte går att återskapa eller kontakta ett av de företag som specialiserar sig på att destruera sekretessbelagt material.
3 vanliga problem när man bokför själv
Om du har missat att bokföra när du är bokföringsskyldig bör du vidta åtgärder för att korrigera situationen så snart som möjligt.
Här är några steg du kan ta
1. Identifiera och dokumentera det som har missats: Gå igenom dina transaktioner och identifiera vilka som har missats att bokföras. Det är viktigt att ha en noggrann översikt över vad som saknas.
2. Bokför de saknade transaktionerna: Gör bokföringen för de transaktioner som har blivit förbisedda. Se till att dessa bokförs korrekt enligt din vanliga bokföringspraxis.
3. Anpassa dina rapporter och balanser: Uppdatera dina ekonomiska rapporter och balanser med den nya informationen för att spegla den korrekta finansiella situationen.
4. Kontrollera om det finns några konsekvenser: Om de missade bokföringarna har några skattemässiga eller lagliga konsekvenser, se till att hantera dem korrekt. Du kan behöva konsultera en revisor eller en skatteexpert för att säkerställa att allt hanteras på rätt sätt.
5. Undvik att upprepa misstaget: Utvärdera varför bokföringen blev förbisedd och vidta åtgärder för att undvika att det händer igen i framtiden. Det kan inkludera att förbättra rutiner, använda bokföringsprogram eller anställa professionell hjälp om det behövs.
Om du har svårt att hantera detta på egen hand eller om det finns komplexa frågor kring din bokföring, kan det vara klokt att söka hjälp från en revisor eller en bokföringsexpert för att säkerställa att allt hanteras korrekt.
Har du tappat bort ett originalkvitto och kan inte bokföra? Här har du några åtgärder som du kan ta.
- Sök i dina register för en kopia.
- Kontakta säljaren för en ersättning.
- Använd bankutdrag eller kortutdrag som alternativt bevis.
- Dokumentera förlusten för framtida referens.
- Bokför kostnaden utan kvitto och notera att det saknas.
- För att undvika detta i framtiden, organisera och spara kvitton systematiskt eller använd digitala verktyg för att spåra dem.
Det är många datum att hålla koll på som företagare. För att inte missa ett viktigt datum så är det viktigt att i god tid planera in arbetet och lägga in deadlinedatum i kalendern.
Här har du viktiga datum att hålla koll på som företagare:
Momsdeklaration – Deadline 12:e dagen i månaden efter redovisningsperiodens slut. Redovisningsperioden kan vara per månad, kvartal eller år. Du ser vad du har för redovisningsperiod på bolagsverket.
Arbetsgivaravgifter och skatteavdrag – Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter ska betalas och deklareras månadsvis senast den 12:e dagen i månaden efter löneutbetalningen.
Företagsskatt – Företagsskatten ska normalt betalas i förskott varje kvartal. Deadline för betalning är den 12:e dagen i månaden efter kvartalets slut.
Årsredovisning – Företagets årsredovisning ska lämnas in till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut.
Inkomstdeklaration – Inkomstdeklarationen för enskilda näringsidkare ska normalt sett lämnas in senast den 2 maj året efter beskattningsåret. För aktiebolag är deadline för inkomstdeklarationen den 2 juli året efter beskattningsåret.
Skattereduktioner – Om företaget har rätt till skattereduktioner för t.ex. rot- eller rut-tjänster, bör man vara uppmärksam på de specifika datum som gäller för ansökan och inlämning av dokument.
Sammanfattning
Juridiska personer är enligt lag bokföringsskyldiga om företagets tillgångar överstiger en och en halv miljon kronor. Enskilda näringsidkare är bokföringsskyldiga från dag ett.
Bokföringsskyldighet innebär att du enligt lag ska redovisa alla affärstransaktioner i en grundbok och en huvudbok och att redovisningen ska ske löpande på ett systematiskt och strukturerat sätt som gör det möjligt att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat. Vid årets slut ska ett bokslut upprättas.
Varje affärshändelse redovisas som en verifikation i din bokföring. Dina verifikationer och fakturor måste enligt lag innehålla viss specifik information.
Din bokföring och din räkenskapsinformation ska sparas och arkiveras i minst sju år. Detta gäller såväl fysiska som elektroniska dokument. Om du scannar in fakturor eller kvitton ska originalet, det fysiska underlaget, sparas i minst fyra år innan det får kasseras.
Det är du som företagare som ansvarar för att bokföringen arkiveras på ett betryggande sätt, såväl i fysisk som i elektronisk form.
Gammal bokföring som ska kasseras bör behandlas som sekretessbelagt material och destrueras på ett sådant sätt att det inte hamnar i orätta händer.
Tycker du att bokföring och redovisning är krångligt? En kompetent redovisningsbyrå kan avlasta dig så att du får mer tid över att fokusera på ditt företagande och ditt företags kärnverksamheter. Kontakta oss gärna på Keeper så kan vi se över ditt företags behov och skräddarsy en lösning som passar just ditt företag.
Publiceringsdatum: 20240209
Inläggsförfattare: Tea Uppfeldt