Lista på innehåll
Här kan du läsa allt du behöver veta gällande bokföring
Bokföring
Vad är bokföring?
Bokföring innebär att man löpande registrerar företagets affärshändelser såsom inköp och försäljning och är alltså ett system för att ordna och behandla ekonomiska händelser i företaget. Redovisningen är ett vidare begrepp och fungerar mer som ett paraply där det utöver bokföringen ingår även bokslut, deklarationer och rapportering.
Företagets bokföring består av följande
- Verifikationer
- Grund- och huvudbok
- Resultat- och balansrapporter
- Årsbokslut och årsredovisning
Bokföring enligt lag
Varför ska man bokföra?
Först och främst måste alla näringsidkare upprätta bokföring enligt lag, oberoende av företagsform eller verksamhetens omfattning. Vidare är bokföring en förutsättning för företag att ha bättre koll på dess ekonomiska läge genom att löpande ta fram rapporter och analyser på bland annat:
- Månadens resultat
- Jämföra månadens resultat med föregående år
- Hur rapporterna påverkar företaget både på kort och lång sikt
- Hur mycket pengar som går att att ta ut
Den information som finns att ta ut från bokföringen kan hjälpa företag att fatta olika ekonomiska beslut som i sin tur kan påverka företagets framtid positivt. Utöver det finns även externa aktörer såsom investerare, Skatteverket, banker som är intresserade av att få få veta hur det går för företaget och genom att sköta sin bokföring blir det lättare att förse intressenterna med den nödvändiga informationen.
Kontoplaner
Vad är kontoplaner?
Kontoplan är en lista över de konton som används för att bokföra företagets affärshändelser. Detta bidrar till en mer strukturerad bokföring och leder till förbättrad översikt av företagets ekonomi.
De flesta företag i Sverige använder sig av BAS-kontoplan, vilket fungerar som ett standardiserat kontoplan med samma kontoklasser och kontoindelningar som är anpassade till årsredovisningslagen, Skatteverkets kriterier samt till uppgifter som ska lämnas in till SCB.
Bas-kontoplanen utgår ifrån kontoklasser där konton som hör ihop bildar en klass. Fördelningen ser ut på följande sätt:
Kontoklass 1 – Tillgångskonton
Kontoklass 2 – Skuldkonton
Kontoklass 3 – Intäktskonton
Kontoklass 4-8 – Kostnadskonton
Metod bokföring
Faktureringsmetoden
Denna metod är huvudmetoden för den löpande bokföringen och innebär att kundfakturor och leverantörsskulder bokförs samma tidpunkt som de skapas eller tas emot. Själva ut- eller inbetalningen bokförs sedan som en separat affärshändelse.
Faktureringsmetoden är obligatorisk för företag med en omsättning på över 3 miljoner kronor och är praxis för aktiebolag.
Fördelar med faktureringsmetoden
- Speglar verkligheten över företagets ekonomi
- God överblick över obetalda fakturor
- Lättare att digitalisera fakturaflödet
Kontant- eller faktureringsmetoden
Vad finns det för olika metoder vid bokföring?
Det finns i regel två metoder som företag kan använda sig för sin bokföring, nämligen kontantmetoden och faktureringsmetoden.
Det är upp till företag att välja vilken bokföringsmetod som lämpar sig bäst för deras verksamhet men generellt brukar kontantmetoden vara av en enklare variant.
Expanderar däremot företaget och blir större måste man övergå till att bokföra enligt faktureringsmetoden.
Faktureringsmetoden
Denna metod är huvudmetoden för den löpande bokföringen och innebär att kundfakturor och leverantörsskulder bokförs samma tidpunkt som de skapas eller tas emot. Själva ut- eller inbetalningen bokförs sedan som en separat affärshändelse.
Faktureringsmetoden är obligatorisk för företag med en omsättning på över 3 miljoner kronor och är praxis för aktiebolag.
Fördelar med faktureringsmetoden
– Speglar verkligheten över företagets ekonomi
– God överblick över obetalda fakturor
– Lättare att digitalisera fakturaflödet
Kontantmetoden
Denna metod innebär att man bokför intäkter och kostnader samma stund som in- och utbetalningarna inträffar. Kontantmetoden riktar sig mot enskilda näringsidkare samt andra verksamheter med en omsättning på mindre än 3 miljoner kronor. Viktigt att notera att det går alltid att byta från kontantmetoden till faktureringsmetoden men för att kunna byta tillbaka måste ansökan göras hos Skatteverket.
Fördelar med kontantmetoden
– Enklare att förstå och använda
– Ett moment mindre att bokföra
Ett viktigt moment att tänka på om man använder sig av kontantmetoden och ska redovisa moms så ska den göras enligt bokslutsmetoden. Det betyder att man redovisar och betalar in moms först när fakturan betalas. Därmed är det endast vid bokslut som moms på obetalda fakturor redovisas.
Debet och Kredit
Vad innebär dubbel bokföring?
När man bokför en affärshändelse registreras den på minst två konton, det ena kontot i debet och det andra kontot i kredit.
Debet och kredit är två grundläggande bokföringstermer inom dubbel bokföring och anger vilken sida bokningen ska hamna på.
Debet är alltid kolumnen på vänster sida och kredit kolumnen på höger sida, vidare måste summan av dessa två konton alltid balansera.
Principen bygger på att pengar alltid rör sig från ett ställe till ett annat, det vill säga att det är något som minskar och något som ökar lika mycket och därmed utgör två sidor av transaktionen.
Denna teknik kallas för dubbel bokföring och används i stort sett av alla företag och är konstruerad för att vara självkontrollerande. Det minskar även risken för felregistreringar som kan uppstå vid bokföring.
Men hur fungerar dubbel bokföring i praktiken och hur vet man vad som ska bokföras i debet och kredit? På bilden ser du hur en sammanställning på hur de olika kontoklasserna bokförs.
Digital bokföring
Hur fungerar digital bokföring?
Digital bokföring går ut på att ställa om från det analoga i form av papperskvitton och pappersfakturor till det digitala. Det kan göras exempelvis genom att begära digitala fakturor från leverantörer som sedan kan tolkas automatiskt via olika bokföringsprogram och som även kan delas med bokföringsbyrå vid samma tidpunkt som fakturorna kommer in. Genom att arbeta digitalt byts många analoga rutiner ut och skapar både tid och resurser som kan läggas på att utveckla på företaget. Det finns därmed i princip bara fördelar med att digitalisera bokföringen varav följande är:
- Många moment blir automatiserade och skapar ett smidigare flöde
- Geografiskt oberoende då allt material blir tillgängligt digitalt
- Bättre översikt över företagets ekonomi då man får tillgång till uppdaterad status
- Miljövänligt alternativ då man spar på mängder av papper genom att ha digitala underlag
Ett företagsaffärshändelser
Löpande bokföring – hur fungerar det?
I praktiken innebär löpande bokföring att man bokför företagets affärshändelser i kronologisk ordning (grundbokföring) och i en systematisk ordning (huvudbokföring) inom en utsatt tid.
Det vill säga att all försäljning, kostnader samt in- och utbetalningar som berör verksamheten ska bokföras tillsammans med underlag, även kallad för verifikation som bekräftar att händelsen faktiskt har inträffat.
Vidare ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag enligt god redovisningssed.
Balans och resultatrapport
Bokföring av företagets resultat
Balans- och resultatrapporten är av stor betydelse för företaget och är viktiga att ha koll på.
Balansrapporten visar företagets ekonomiska ställning vid en viss tidpunkt samt hur stor det egna kapitalet är, vilket är skillnaden mellan företagets tillgångar och skulder. Vidare visar balansrapporten företagets tillgångar och om dessa har täckning genom eget kapital eller skulder. Rapporten är väldigt bra att använda för avstämning och uppföljning av företagets löpande bokföring.
Resultatrapporten å andra sidan visar vad som har hänt under en viss period, exempelvis under ett räkenskapsår och är nödvändig om man vill följa upp företagets resultat eller jämföra med föregående år. Den redovisar periodens resultat som kan vara antingen vinst eller förlust, detta görs genom att ta periodens intäkter minus periodens kostnader (Intäkter – Kostnader = Resultat).
Balansrapporten finns med löpande under hela företagets livstid medan resultatrapporten nollställs inför varje räkenskapsår. Balansrapport tillsammans med resultatrapport visar alltså viktig information kring företagets ekonomi och hur den presterar.
Arkivering bokföring enligt lag
Hur länge ska bokföringen sparas?
Räkenskapsinformationen ska enligt bokföringslagen arkiveras i 7 år efter det att kalenderåret avslutades (7 kap. bokföringslagen). Detta innebär alltså att alla underlag ska sparas i den form man tar emot eller skickar ut dem.
Dock finns det utrymme för undantag där företag som har fått exempelvis fakturor i pappersform kan efter 3 år kasta dessa om man har skannat in dem. Viktigt att notera att grundbok, huvudbok och behandlingshistorik måste alltid finnas i elektronisk form då dessa uppdateras löpande.
Fördelen med bokföringsbyråer som arbetar helt digitalt är att räkenskapsinformationen lagras i systemen enligt lagreglerna. Detta gör att det stora pappersarbetet minskar och arkiveringen av räkenskapsinformation blir enklare.
Dessutom blir det smidigare att ta bläddra fram rätt underlag om man skulle behöva det längre fram.