Dubbel bokföring – Vad är det & hur funkar det?
Dubbel bokföring går ut på att alla ekonomiska transaktioner skall bokföras på två konton, dels ett debetkonto och dels ett kreditkonto, där debet utgör vänstra sidan av ett så kallat T-konto och kredit den högra sidan.
Du kanske har hört talas om begreppet dubbel bokföring. Men visste du att denna bokföringsmetod uppfanns redan på 1400-talet?
Det var den italienska franciskanermunken Luca Pacioli som publicerade metoden år 1494. Pacioli, som för övrigt var god vän med Leonardo da Vinci, var nämligen också matematiker och genom denna bokföringsmetod blev bokföringen i viss mån självkontrollerande. Metoden har sedan dess blivit standard inom näringslivet i hela västvärlden.
Namnet T-konto kommer av hur man ursprungligen ritade upp konteringen, där uppställningen helt enkelt ser ut som ett T. Nuförtiden har bokföringsarbetet förenklats avsevärt genom digitaliseringen, men principerna för dubbel bokföring bygger på denna metod och T-konton används fortfarande för att rent grafiskt illustrera vad som händer i bokföringsarbetet.
Eftersom summan av debet och kredit skall balansera, eller med andra ord stämma överens, är det lätt att upptäcka fel i bokföringen.
Så här funkar bokföringssystemet
Vid dubbel bokföring bokförs varje ekonomisk transaktion på två olika bokföringskonton där det ena kontot debiteras och det andra krediteras. Skillnaden mellan debet och kredit skall var noll, om inte så har någon transaktion bokförts felaktigt.
För att bokföra eller kontoföra en transaktion används en lista, eller kontoplan, över företagets olika bokföringskonton. Det finns ingen formell lag eller bestämmelse för vilken kontoplan som får användas men den kontoplan som är vanligast och som har kommit att bli standard inom svensk bokföring är BAS-kontoplanen.
I BAS-kontoplanen anges alla konton med ett fyrsiffrigt nummer. Kontona är sedan indelade i olika kontoklasser. Man behöver inte lära sig alla kontonummer utantill, men det är bra att förstå logiken bakom dem.
Den första siffran i kontonumret anger vilken av de fyra huvudkontoklasserna som avses, d.v.s. tillgångar, skulder, intäkter eller kostnader.
- Tillgångar: kontoklass 1
- Skulder: kontoklass 2
- Intäkter: kontoklass 3
- Kostnader: kontoklass 4-7
Utöver dessa kontoklasser finns även kontoklass 8 och 9 som kan vara både intäkter och kostnader. Här finner vi till exempel räntor, bokslutsbokningar, skatt och resultatkonton.
Huvudkontoklasserna är sedan indelade i kontogrupper vilka styrs av den första och andra siffran i kombination. Därutöver finns viss möjlighet för företaget att anpassa kontoplanen efter det egna företagets behov. BAS-kontoplanen uppdateras också årligen.
Exempel konto #1930
Kontoklassindelningarna används för att skapa balans- och resultatrapporter vilket gör det enklare att klassificera kostnaderna i rätt kostnadsslag för olika ekonomiska rapporter såsom bokslutsrapporter och årsredovisningen.
I och med den digitala utvecklingen har bokföringsarbetet förenklats avsevärt och gjort det lättare att generera rapporter och analyser som ligger till grund för företagets ekonomiska och strategiska beslutsfattande.
Första siffran, 1xxx
Första siffran, 1xxx, visar att kontot tillhör kontoklass Tillgångar.
De två första siffrorna, 19xx
De två första siffrorna 19xx visar att det är kontogrupp Kassa och Bank.
De fyra sifforna tillsammans, 1930
De fyra siffrorna tillsammans 1930 visar kontots namn, i det här fallet har företaget valt att döpa det till Företagskonto.
Fördelar med dubbel bokföring
Den största fördelen med dubbel bokföring är att metoden i viss mån är självkontrollerande. Summan av debet och kredit skall balansera, eller vara lika. Om bokföringen inte balanserar har någonting bokförts felaktig.
I dagens digitala bokföringssystem larmar systemen direkt då debet och kredit inte stämmer överens, vilket minskar risken för fel.
En annan fördel med dubbel bokföring är att metoden är en erkänd standard inom affärsvärlden vilket gör det enkelt att dela din ekonomiska information med andra aktörer. Dessutom ger det en spårbar översikt över företagets transaktioner och ekonomiska ställning.
Regler vid dubbel bokföring
Huvudregeln vid dubbel bokföring är att varje transaktion bokförs på två olika bokföringskonton genom en bokföring på debetsidan och en på kreditsidan. En transaktion kan givetvis bokföras på fler än två konton, vilket till exempel är fallet vid transaktioner där moms skall redovisas, men principen att debet och kredit skall balansera, eller med andra ord stämma överens, är densamma.
Men på vilken sida skall man boka? Regeln är att debet ökar på vänstersidan och kredit på högersidan. Alltså skall skillnaden mellan vänster och höger sida, d.v.s. debet – kredit, bli noll.
Metoder som man kan använda
Hur vet man vilka konton som skall användas när man bokför? Detta beror förstås på vilken typ av transaktion som avses. Är det en försäljning eller ett inköp? Kanske en löneutbetalning?
I de allra flesta digitala redovisningssystem finns olika bokföringsmallar som man kan använda sig av, men det är bra att känna till de fyra olika huvudkontoklasserna. Tillgångar, skulder, intäkter och kostnader.
Verkar det svårt? Tvärt om, om man använder sig av denna minnesregel är det SKIT-enkelt:
- Skulder – kredit
- Kostnader – debet
- Intäkter – kredit
- Tillgångar – debet
Det som kan vara svårare att komma ihåg är vilken sida man skall bokföra. Tillgångar och kostnader ökar i debet medan skulder och intäkter ökar i kredit, men glöm inte att stämma av att summan av alla debetbokningar uppgår till samma belopp som alla kreditbokningar i transaktionen.
Steg för steg i processen
Dubbel bokföring illustreras lättast med ett exempel där vi använder oss av BAS-kontoplanen.
Ett företag gör ett kontant inköp av pennor. På kvittot står det att vi ska betala 100 kronor för inköpet. Kostnaden för pennorna är 80 kronor men sedan tillkommer 25 % moms på köpet, alltså 20 kronor.
Eftersom pennor kan anses vara en förbrukningsvara och inte en investering blir det en kostnad för företaget. Utgiften minskar kassan och momsen bokas separat på ett momskonto. Momsen kommer senare att redovisas månaden efter, men detta lämnar vi därhän i detta exempel och konstaterar att vi får en momsfordran på skatteverket på 20 kronor:
Debet #6110 Kontorsmaterial 80 kr
Debet #2640 Ingående moms 20 kr
Kredit #1910 Kassa 100 kr
Summan av debet = 80 + 20 = 100
Summan av kredit = 100
Kredit och debet stämmer överens eller balanserar.
Alternativt; summan av debet = summan av kredit, 100-100 = 0, d.v.s. bokningen är korrekt.
Hade köpet istället gjorts på faktura med betalningsvillkor 10 dagar hade bokningen istället gjorts i två steg:
Debet #6110 Kontorsmaterial 80 kr
Debet #2640 Ingående moms 20 kr
Kredit #2440 Leverantörsskulder 100 kr
Vid betalningstillfället 10 dagar senare bokas leverantörsskulden bort och istället minskar tillgången, i detta fall checkräkningskontot:
Debet #2440 Leverantörsskulder 100 kr
Kredit #1930 Checkräkningskonto 100 kr
Vid en kontroll framgår att debet = kredit, alltså är bokningarna korrekta.
Sammanfattning
- Dubbel bokföring har använts sedan medeltiden och är standard i näringslivet i hela västvärlden.
- Dubbel bokföring innebär att alla transaktioner bokförs på två konton där ena kontot debiteras och det andra kontot krediteras.
- Dubbel bokföring är självkontrollerande, summan av debet skall överensstämma med summan av kredit, alternativt debet – kredit = 0.
- BAS-kontoplanen är standard inom svensk bokföring och är helt enkelt en lista över företagets alla bokföringskonton.
- Det är bra att känna till de olika huvudkontogrupperna, inom BAS-planen; Skulder, Kostnader, Intäkter och Tillgånger, och med minnesregeln är det SKIT-enkelt.
För att illustrera dubbel bokföring grafiskt kan man rita upp konteringen. Man ritar då ett T där man på taket skriver kontots kontonummer och namn. I den vänstra delen redovisas debet och i den högra kredit. Även om dubbel bokföring uppfanns på medeltiden så används den ännu i dag och är standard inom näringslivet över hela västvärlden, om än inte i T-kontoform utan i digitaliserad form.
BAS-kontoplanen är en standardiserad lista eller kontoförteckning som används av de flest företagen i Sverige. Kontoplanen är systematiskt uppdelad i olika kontoklasser och utformad med syfte att automatiskt kunna generera balans- och resultaträkning anpassad efter årsredovisningslagen.
Nej, bokföring är inte alltid så enkelt, men om man har koll på de fyra huvudkontoklasserna inom BAS-kontoplanen blir det lättare och för att komma ihåg dem använder vi oss av denna minnesregel: Skulder, Kostnader, Intäkter och Tillgångar. Som tur är har mycket av bokföringsarbetet förenklats avsevärt genom digitaliseringen. Men om du hellre vill lägga tiden på ditt företagande kan du anlita en professionell redovisningsbyrå som ser till att du har ordning på din bokföring medan du kan fokusera på ditt företags kärnverksamheter. e moms per person. Med mindre förtäring menas till exempel frukt eller smörgås som inte ersätter en måltid. Men om utgiften överstiger 60 kronor så anses den inte vara av mindre värde och alltså gäller inte avdragsrätten alls. Man kan alltså bjuda på en smörgås som understiger 60 kronor, men inte en smörgåstårta eftersom kostnaden överstiger 60 kronor och därmed skulle betraktas som en ej avdragsgill kostnad.
Publiceringsdatum: 20230908
Inläggsförfattare: Tea Uppfeldt
